Preiserhöhungen abwehren – Lieferketten sichern

Durch die weltwirtschaftliche Auswirkungen des Ukraine-Konflikts und der Corona-Pandemie kommt Ihnen diese Situation sicher bekannt vor: Vertriebsorganisationen und Lieferanten legen immer neue erhöhte, teils sehr überzogene und schon fast aggressive Preisforderungen auf den Tisch. Als Reaktion darauf höre ich von meinen Trainings-Teilnehmern und Mandanten inzwischen fast täglich: „Wir fühlen uns förmlich von den Lieferanten erpresst, Herr Brandis. Das ist vollkommen unfair! Wie können wir diese unverschämten Preiserhöhungen abwehren, ohne unsere Lieferketten zu gefährden?“

Setzen Sie Single Source Lieferanten unter Druck, verschärft sich die Situation nochmals. Der Druck auf Ihre Einkaufsabteilung nimmt stark zu. Schließlich geraten durch dieses Geschäftsgebaren die wichtigen Lieferketten in Gefahr und Produktionsausfälle drohen.

Was sollten Einkäufer in dieser Situation tun?

Bedenken Sie: Die Forderungen der Lieferanten an Ihren Einkauf sind häufig stark überzogen, die genannten Gründe oft fragwürdig und die Höhe der Forderungen nicht berechtigt.  Schließlich wissen wir aus unserer Erfahrung, dass in ca. 80% aller Fälle erhebliche Spielräume seitens der Vertriebsorganisationen und Lieferanten vorhanden sind. Meist gibt es verschiedene Möglichkeiten, um akzeptable Ergebnisse für beide Seiten zu erreichen.

Aber: Sie müssen es sich verdienen. Der Lieferant versucht fast immer, seinen vorhandenen Verhandlungsspielraum nicht auszuschöpfen.

Deshalb mein Appell an die Einkaufsorganisationen: Haben Sie keine Angst vor dem Konflikt, den dieser ist auch oft zugleich die Chance für bessere tragfähige Lösungen!

Doch auf was müssen Sie und Ihre Einkäufer achten, um Preiserhöhungen der Lieferanten abzuwehren?

Preiserhöhungen abwehren – Tipps für Einkäufer

1. Seien Sie als Einkäufer vorsichtig, sollte der Lieferant mit Ihnen telefonieren oder Sie sich live treffen. Der Lieferant versucht vor geplanten Preiserhöhungen oft auszuloten, ob Sie mit den Lieferungen und der Arbeitsweise zufrieden sind und gerne weiter in der Zusammenarbeit bleiben wollen oder gar müssen.
2. Lassen Sie den Lieferanten immer lange Zeit im Ungewissen, ob Sie überhaupt weiter mit Ihm arbeiten wollen oder eine Alternative nutzen möchten. Dieses Vorgehen stärkt Ihre Verhandlungsposition selbst bei angedachten Preiserhöhungen des Lieferanten enorm. Außerdem mindert es die Erwartungshaltung und die Forderungen des Lieferanten zu Ihren Gunsten. Kommunizieren Sie die oben erwähnte Ungewissheit. Hier liegt großes Einsparungspotential.
3. Nutzen Sie die vom Lieferanten angedrohten Preiserhöhungen zur Ihrem Vorteil. Bringen Sie zusätzlich  weitere für die zukünftige Zusammenarbeit wichtige Themen ins Gespräch. So verbessern Sie Ihre Verhandlungslage. Stellen Sie eigene und ausreichend Forderungen. Durch diesen unerwarteten Move erhöhen Sie den Druck auf die Verkaufsorganisation. Sie zeigen damit Stärke und Unabhängigkeit. Des Weiteren verdeutlichen Sie, dass Sie keine Angst vor Konflikten haben. Achten Sie aber darauf, das Ganze klar, empathisch und souverän in die Verhandlung einzubringen.
4. Der Ton macht die Musik! Verdeutlichen Sie Ihre Anweisungen und hausinternen Auflagen. Beschreiben Sie die Verhandlung als gemeinsam zu lösende Herausforderung. Kommunizieren Sie, dass Sie die Zusammenarbeit idealerweise fortführen wollen, sollte es am Ende realistische Möglichkeiten und Rahmenbedingen geben.
5. Befolgen Sie die oben erwähnten Tipps, gerät der Lieferant meist unter Druck und seine Verhandlungsmacht reduziert sich. Eine stimmige Verhandlungsstrategie bildet die Grundlage für einen erfolgreichen Verhandlungsverlauf. Der Lieferant rückt dann von seinen oft überzogenen Forderungen ab. Die Preiserhöhungen erreichen dann realistischere Bereiche.

Bedenken Sie: Auch Ihr Verhandlungspartner sitzt nicht aus Spaß mit Ihnen zusammen am Tisch und hat zu viel Zeit.

Lieferketten sichern in 5 Schritten

Schritt 1:

Sollte der Lieferant die Preise erhöhen wollen (egal ob telefonisch, persönlich, schriftlich) widersprechen Sie der angedachten Preiserhöhung unbedingt direkt in schriftlicher Form.

So übernehmen Sie als Einkaufsorganisation die Initiative. Nutzen Sie die Vielzahl von verschiedenen Möglichkeiten, Methoden und geeigneten Strategien, um Preiserhöhungen abzuwehren oder zu mindern. Das Ergebnis hängt von Ihren vorhandenen Skills, ihrer Verhandlungsführung und den möglichen Alternativen ab. Wie bereits erwähnt, gibt es in den Verhandlungen einen meist nicht unerheblichen Spielraum des Gegenübers, den Sie allerdings auch systematisch aufbrechen müssen.

Bitte denken Sie immer daran, das gilt auch für alle Produkte und Dienstleistungen, von denen Sie abhängig sind! Haben Sie keine Angst, dass ohne Entgegenkommen ihrerseits der Lieferant nicht mehr liefert  und Sie die Lieferketten gefährden. Bleiben Sie in diesem Punkt ruhig und besonnen!

Schritt 2:

Prüfen Sie die Forderungen des Lieferanten auf Plausibilität und führen Sie eine eigene Kalkulation durch. Notwendige Daten hierzu erhalten Sie  beim Statistischen Bundesamt oder aus den Geschäftsberichten der Lieferanten.  Dadurch verfügen Sie über eine gute Basis für die anstehenden Preis- bzw. Vertragsverhandlungen. Setzen Sie alle verfügbaren Daten und Informationen sinnvoll ein.

Lassen Sie sich von Ihrem Verhandlungspartner immer eine Aufstellung der Kostenanteile und eine Zusammenstellung der einzelnen Posten und Positionen vorlegen. Das verhindert oftmals, dass Ihnen am Ende der Verhandlung nur kleine Zugeständnisse gemacht werden. Merkt der Vertriebler, dass Sie seine Glaubwürdigkeit genau prüfen, nimmt er oft schneller Abstand von überzogenen Forderungen und Sie können dann seine Preiserhöhungen abwehren.

Schritt 3:

Fragen Sie den Lieferanten nach Kosteneinsparungen in seinem Betrieb. Versuchen Sie herauszufinden, was der Lieferant unternommen hat, um Preiserhöhungen für seine Produkte zu minimieren. Auf diese Weise verlagern Sie die Sichtweise und erlangen eine bessere Verhandlungsposition.

Schritt 4:

Verhindern Sie überzogenen Preiserhöhungen durch entsprechende Vertragsklauseln.  Vereinbaren Sie hierzu langjährige Projektverträge. Knüpfen Sie Preissteigerungen an bestimmte Bedingungen. Beispiel: Preiserhöhungen sind nur zulässig, wenn sich die  Rohmaterialkosten um mindestens 5 % erhöhen.

Schritt 5:

Treffen Sie in Drucksituationen keine voreiligen Entscheidungen und vermeiden Sie verhängnisvolle Fehler. Ansonsten leiden Sie unter den schlechten Konditionen und verschlechtern Ihre Verhandlungsposition. Zu nachgiebiges Verhalten hat auch für zukünftige Verhandlungen negative Konsequenzen.  Scheuen Sie sich nicht davor, Gespräche in die Länge zu ziehen. Erfahrene Verhandlungsexperten wissen genau: Ohne neue Regelung gilt der alte Kontrakt weiter.    
Manchmal laufen die Verhandlungen auf einen klassischen Kompromiss hinaus. Ein strategisch sinnvolles Ergebnis sichert dann die Lieferketten. Scheuen Sie sich daher nicht davor, Zugeständnisse zu machen: „Denn KEIN Material ist am Ende das teuerste Material!“  Fordern Sie aber im Gegenzug auf jeden Fall am Ende ein klares Entgegenkommen Ihres Verhandlungspartners. Vereinbaren Sie beispielsweise Skonti,  höhere Lieferfrequenzen und verlängerte Zahlungsziele.

Ich kann Ihnen aber versichern: Es ist fast immer ohne Kompromiss möglich, tragfähige Lösungen zu erreichen. Führen Sie den Verhandlungspartner durch den Prozess und bewahren Sie auch in Drucksituationen immer die Ruhe.