Professionelle Verhandlungsvorbeitung im B2B

Professionelle Verhandlungsvorbereitung im B2B: So meistern Sie schwierige Verhandlungen

In der Welt der B2B-Verhandlungsvorbereitungen gibt es keine Abkürzungen. Selbst die erfahrensten Verhandlungsprofis stehen immer wieder vor unerwarteten Herausforderungen. Dabei gilt: Wer sich nicht vorbereitet, droht zu scheitern.

Die professionelle Verhandlungsvorbereitung im B2B bildet das Fundament für Ihren Verhandlungserfolg. In diesem Beitrag beschäftigen wir uns mit Schritten und Strategien, die Ihnen helfen auch anspruchsvolle Verhandlungen souverän zu meistern.

Verhandlungen vorbereiten durch gründliche Analyse und Informationsbeschaffung

Sammeln Sie zunächst fundierte Informationen. Schließlich ist eine genaue Analyse Ihres Verhandlungspartners unverzichtbar:  Welche Beweggründe hat Ihr Gegenüber? Was steht für ihn auf dem Spiel?

Nutzen Sie gezielte Fragen, um die wichtigsten Details zu klären:

• Wie wichtig ist die Zusammenarbeit für Ihren Verhandlungspartner?
• Wie profitiert er durch eine Partnerschaft?
• Welche Ängste oder Sorgen beeinflussen ihn?
• Welche Zahlen, Daten und Fakten stützen Ihre Argumente?
• …

Greifen Sie auf verschiedene Quellen zur Beantwortung dieser Fragen zurück: Öffentliche Berichte, Social Media, Gespräche mit Insidern oder Marktanalysen können wertvolle Einsichten liefern. Denken Sie daran, während der Verhandlung weitere Informationen zu sammeln. Besonders wichtig, wenn Sie die Verhandlung vorbereiten: Überlegen Sie sich Fragen, die Ihrem Gegenüber neue Perspektiven entlocken und Ihnen zusätzliche Erkenntnisse liefern.

Zielformulierung in der Verhandlungsvorbereitung: Klarheit schafft Fokus

Ohne klare Ziele verlieren Sie schnell den Überblick. Definieren Sie Ihre Zielbereiche mit präziser Klarheit und unterteilen Sie diese in ein Maximal-, Ideal- und Minimalziel:

• Maximalziel: das bestmögliche erreichbare Ergebnis.
• Idealziel: ein realistisches und zufriedenstellendes Ergebnis.
• Minimalziel: das Mindestergebnis einer für Sie erfolgreichen Verhandlung.

Falls Sie im Auftrag verhandeln, benötigen Sie zudem ein klares Mandat. Ein solides Mandat verleiht Ihnen Verhandlungsmacht, verhindert Unsicherheiten während des Prozesses und ermöglicht eine schnelle Entscheidungsfindung.

Tipp: Visualisieren Sie Ihre Ziele in einer Tabelle und bedenken Sie mögliche Einwände Ihres Verhandlungspartners, bevor Sie die Verhandlung vorbereiten. Dies gibt Ihnen Sicherheit und Sie konzentrieren sich während der Verhandlung auf die entscheidenden Punkte.

BATNA: Ihre Absicherung gegen schlechte Kompromisse

BATNA  ("Best Alternative to a Negotiated Agreement") ist ein zentraler Begriff in der Verhandlungsführung, der erstmals von Roger Fisher und William Ury in ihrem Buch „Getting to Yes“ eingeführt wurde.

Eine gute Verhandlungsvorbereitung beinhaltet die Definition Ihrer BATNA. Es ist Ihre beste Option für den Fall, dass die Verhandlung ohne Einigung scheitert. Sie dient als Entscheidungsmaßstab, ob es besser ist, eine Verhandlung abzubrechen oder weiterzuführen. Sie ist Ihr Schutzschild vor unvorteilhaften Kompromissen.

Ihr Fahrplan für eine gelungene Verhandlungsvorbereitung:

1. Alternativen ergründen: Welche Handlungsoptionen haben Sie, falls keine Einigung erzielt wird? Stellen Sie sicher, dass Sie mindestens eine realistische Alternative entwickeln.
2. Konkretisieren: Analysieren Sie die vielversprechendsten Alternativen und bewerten Sie deren Vor- und Nachteile.
3. Entscheiden: Wählen Sie die BATNA, die für Sie am besten geeignet ist.

Eine starke BATNA gibt Ihnen Selbstbewusstsein und stärkt Ihre Verhandlungsposition, da sie immer eine klare Alternative vor Augen haben. So signalisieren Sie Ihrem Gegenüber, dass Sie nicht abhängig sind.

Teamwork: Die richtige Aufstellung macht den Unterschied

Verhandeln Sie im Team? Dann setzen Sie auf das FBI-Prinzip mit klaren Rollenverteilungen, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten.  Die perfekte Konstellation umfasst dabei drei Rollen:

Der Decision Maker trifft zwar die finalen Entscheidungen, bleibt jedoch im Hintergrund, um objektiv zu bleiben. Der Negotiator sollte über Empathie verfügen und taktisch agieren können, während der Commander den Überblick behält und darauf achtet, dass die Verhandlung sich im geplanten Rahmen abspielt.

Während Sie die Verhandlungen vorbereiten, definieren Sie, wer welche Rolle übernimmt. Prüfen Sie außerdem, ob ein Experte, wie beispielsweise ein Anwalt, notwendig ist. Dies verhindert Missverständnisse und optimiert das Zusammenspiel.

Tipp: Erfahrene Verhandler können eine Verhandlung vorbereiten, indem sie Simulationen  mit einplanen. Führen Sie Probeverhandlungen im Team durch, um die Rollen zu testen und Ihre Strategie zu verfeinern.

Wählen Sie die passende Strategie für eine erfolgreiche Verhandlung

Jede Verhandlung erfordert eine klare Strategie. Analysieren Sie zunächst die Interessen beider Seiten und verstehen Sie die Bedürfnisse Ihres Verhandlungspartners. Halten Sie sich bei der Verhandlungsvorbereitung vor Augen, was für Sie und Ihr Gegenüber relevant ist. Was steht im Vordergrund? Ein schnelles Ergebnis? Eine langfristige Beziehung? Haben Sie Alternativen? Wie dringlich oder zeitkritisch ist Ihr Verhandlungsergebnis?

Wählen Sie aus den folgenden fünf Verhandlungsstrategien die für Sie passende aus:

1. Druck: selbstbewusst und fordernd, jedoch mit dem Risiko unkooperativ zu wirken.
2. Ausweichen: Zeit gewinnen, um später von neuen Optionen zu profitieren.
3. Nachgeben: Konflikte vermeiden, birgt die Gefahr, zukünftig unterlegen zu sein.
4. Partnerschaft: Win-Win-Ansatz mit beidseitigem Nutzen.
5. Kompromiss: Einigung in der Mitte, jedoch selten optimal.

Diese fünf Strategien haben sich aus verschiedenen Ansätzen in der Konflikt- und Verhaltensforschung entwickelt. Sie basieren insbesondere auf Modellen aus der Psychologie, Soziologie und Wirtschaftswissenschaft.

Abhängig von Ihrem Ziel und der Verhandlungssituation sollten Sie Ihre Strategie sorgfältig auswählen. Denken Sie daran, dass Flexibilität entscheidend ist. Oft kann es sogar sinnvoll sein, im Laufe der Verhandlung die Strategie anzupassen.

Durch eine Storyline Verhandlungen vorbereiten

Eine Verhandlungsstory umfasst  die strategisch durchdachte und strukturierte Abfolge von Argumenten, Botschaften und Taktiken, die Sie während der Verhandlung einsetzen, um Ihre Ziele zu erreichen. Sie ist der rote Faden, der den gesamten Verhandlungsprozess zusammenhält und sicherstellt, dass jede Phase und jedes Detail der Verhandlung ihrem klaren Zielbild dient. Dabei gilt es, die Perspektive des Verhandlungspartners zu berücksichtigen.

Eine durchdachte Storyline gibt Ihrer Verhandlung Struktur und Zielstrebigkeit. Planen Sie den Prozess bei der Verhandlungsvorbereitung im Detail und stellen Sie sich Fragen wie:

• Wann setze ich welche taktischen Impulse?
• Wie viele Verhandlungsrunden sind sinnvoll?
• Welche Teilziele muss ich in jeder Runde erreichen?

Eine klare Storyline hilft Ihnen, Ihre Botschaften zu platzieren und sicherzustellen, dass Sie auf Kurs bleiben.

Forderungen vorbereiten: Flexibel und effektiv

Ihre Forderungen sind Ihr Werkzeug in der Verhandlung. Erstellen Sie bei der Verhandlungsvorbereitung  eine nach Wichtigkeit geordnete Liste mit mindestens 8 bis 10 Forderungen. Unterscheiden Sie bei Ihren Forderungen 3 verschiedene Arten:

Kombinieren Sie jede Forderung mit einem starken Argument, das den Nutzen für Ihren Verhandlungspartner unterstreicht. Dies erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass Ihre Forderungen akzeptiert werden.

Ausreichend viele Forderungen zu haben, ermöglicht Ihnen, flexibel, strategisch und selbstbewusst in die Verhandlung zu gehen. Es erleichtert Ihnen den Umgang  mit Einwänden und die gezielte Steuerung von Zugeständnissen. Erreichen Sie so ein Ergebnis, das Ihre Ziele erfüllt.

Beachten Sie unsere wertvollen Tipps für effektive Forderungen:

• Reaktion auf Gegenforderungen: Mit mehreren Forderungen können Sie flexibel auf Einwände und Gegenforderungen reagieren, ohne Ihre Position zu schwächen.
• Anpassung an den Verlauf: Nicht jede Verhandlung verläuft wie beim Verhandlungen vorbereiten geplant. Mit einer Vielzahl von Forderungen sind Sie darauf gefasst, auf unerwartete Wendungen zu reagieren.
• Strategische Zugeständnisse: Wenn Sie bewusst Forderungen stellen, die Sie später aufgeben können, schaffen Sie Raum für Kompromisse, ohne Ihre Kernziele zu gefährden. Dann zeigen Sie Ihrem Verhandlungspartner die Bereitschaft zur Zusammenarbeit.
• Verhandlungsmacht: Eine Vielzahl von Forderungen signalisiert Selbstbewusstsein und eine klare Strategie, was Ihre Verhandlungsposition stärkt.
• Wahrnehmung der Stärke: Wenn Sie viele Forderungen gut vorbereitet präsentieren, wirken Sie kompetent und erhöhen Ihre Verhandlungsmacht.
• Anker setzen: Mehrere Forderungen schaffen Ankerpunkte, die das Verhandlungsergebnis in Ihrem Sinne beeinflussen können.

Verhandlungsvorbereitung: Legen Sie eine klare Struktur fest

Eine schlüssige Agenda und eine strategische Einleitung sind unverzichtbar für erfolgreiche Verhandlungsvorbereitungen. Sie geben Ihnen Struktur, stärken Ihre Position und schaffen die Grundlage für einen produktiven Dialog. Setzen Sie diese Elemente geschickt ein, lenken Sie die Verhandlung von Beginn an in die gewünschte Richtung und legen Sie den Grundstein für einen erfolgreichen Abschluss.

Tipp: Der Beginn einer Verhandlung ist entscheidend für den weiteren Verlauf. Eine durchdachte Agenda lenkt die Diskussion in geordnete Bahnen und verschafft Ihnen die Kontrolle. Wer dies strategisch vorbereitet, hat einen klaren Vorteil.

Die Bedeutung einer klaren Agenda für Ihren Verhandlungserfolg

Mit einem durchdachten Plan bestimmen Sie die Struktur der Verhandlung und legen Prioritäten fest. So steuern Sie effektiv Themen und Zeit.

Profitieren Sie von den Vorteilen einer durchdachten Agenda:

1. Klarheit und Fokus:
• Eine präzise Agenda sorgt dafür, dass alle Beteiligten wissen, welche Themen in welcher Reihenfolge  behandelt werden.
• Ein klarer Plan minimiert die Gefahr von Ablenkungen oder Abschweifungen.
2. Zeitmanagement:
• Mit einer Agenda nutzen Sie die Zeit effizient und verhindern, dass zu viel Energie auf Nebensächlichkeiten verwendet wird.
• Planen Sie Zeitblöcke für die einzelnen Themen ein. So stellen Sie sicher, dass kritische Punkte ausreichend diskutiert werden.
3. Strategische Vorteile:
• Die Agenda ermöglicht es Ihnen, sensible Themen zu strategisch günstigen Zeitpunkten anzusprechen. Beispielsweise dann, wenn die Verhandlungspartner bereits aufgewärmt oder kompromissbereiter  sind.
• Gestalten Sie die Reihenfolge der Themen so, dass sie Ihre Verhandlungsstory optimal unterstützen.
4. Vermeidung von Überraschungen:
• Durch eine im Vorfeld kommunizierte Agenda haben alle Parteien klare Erwartungen. So werden die Verhandlungen transparent und professionell.
• Dies reduziert das Risiko von Missverständnissen oder Konflikten.

Denken Sie daran, wenn Sie die Verhandlung vorbereiten: Eine klare Agenda ist die Basis für einen gelungenen Verhandlungsstart. Sie steuert Themen und Zeit zu Ihrem Vorteil.  Die  Einleitung setzt dabei den Ton und gibt Ihnen die Kontrolle.

Fazit: Die richtige Vorbereitung ist das Fundament für erfolgreiche B2B-Verhandlungen

Die Verhandlungsvorbereitung ist keine Option – sie ist eine Notwendigkeit. Mit einer gründlichen Analyse, klaren Zielen, einer starken BATNA und einer durchdachten Strategie legen Sie das Fundament für erfolgreiche Verhandlungen. Jede Minute, in der Sie Verhandlungen vorbereiten,  wird sich vielfach auszahlen.

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