Verhandlungen führen – aber richtig

Verhandlungen führen – Vermeiden Sie diese fünf teuren Fehler

Unzählige Verhandlungen führen wir pro Tag. Nicht jede Verhandlung ist dabei von Belang und wird deshalb oft auch nicht wirklich als solche wahrgenommen. Die meisten dieser Unterredungen entstehen spontan und werden in wenigen Sätzen manchmal zwischen Tür und Angel und deshalb auch unvorbereitet geführt. Bei weniger wichtigen Themen ist dies sicherlich nicht weiter tragisch. Spontane und unvorbereitete Verhandlungen führen jedoch vor allem im beruflichen Kontext häufig zu unangenehmen und teuren Konsequenzen, sei es im Hinblick auf die eigene Karriere, die Reputation oder auch das Unternehmen.

Verhandlungen führen mit klarer Struktur

Je mehr vom Verhandlungsergebnis abhängt, desto wichtiger sind eine gute Vorbereitung und professionell aufgesetzter Prozess. In meinen Verhandlungsberatungen erlebe ich immer wieder, dass selbst Verhandlungserfahrene Verhandlungen führen, in denen sie den grundsätzlichen Dingen zu wenig oder keine Beachtung schenken. Die sogenannte „innere Verhandlung“ ist einer der ersten wichtigen Punkte:

Nutzen / Risiko-Abwägung – Schließen Sie erst die „innere“ Verhandlung ab

Bevor Sie in die sogenannte „äußere“ Verhandlung (also die eigentliche Verhandlung) eintreten, MUSS Ihre eigene „innere Verhandlung“ abgeschlossen sein. Die Entscheidung darüber, ob Sie überhaupt in den Konflikt eintauchen wollen, muss unter Berücksichtigung folgender Punkte gefällt werden: welcher Nutzen und welche Risiken können sich aus einer möglichen Verhandlung für Sie bzw. Ihr Umfeld (Firma) ergeben?

Diese Fragen helfen Ihnen bei der Beurteilung:

1. Will oder muss ich in den Konflikt einsteigen?
2. Was können mögliche Auswirkungen und Konsequenzen sein?
3. Was will ich in der Verhandlung überhaupt erreichen und sind meine Forderungen realistisch?
4. Was kann schlimmstenfalls passieren, wenn ich in die Verhandlung einsteige?
5. Was kann schlimmstenfalls passieren, wenn ich nicht in die Verhandlung einsteige?
6. Zu welchen finalen Rahmenbedingungen würde ich eine Vereinbarung schließen?
7. Wann wäre aus meiner Sicht der Punkt, an dem ein Verhandeln keinen Sinn mehr machen würde?

Erst mit Beantwortung dieser Fragen können Sie eine sichere Entscheidung darüber fällen, ob ein Einstieg in die Verhandlung sinnvoll ist oder eher nicht.

Diese fünf typischen Fehler sorgen für schlechte Ergebnisse

1. Zu wenige Informationen

Wenn Menschen verhandeln, dann konzentrieren Sie sich automatisch hauptsächlich auf Ihr Ziel. Das ist im Grunde richtig, denn wer kein Ziel hat, kann auch keines erreichen. Doch um zu diesem Ziel zu kommen, müssen vorab wesentliche Dinge geklärt sein.

Ein erfahrener Bergsteiger wird niemals einfach nach dem Motto „irgendwie komme ich schon an“ loslaufen, sondern er wird sich mental exakt vorbereiten, vorab die Witterungsverhältnisse etc. prüfen und akribisch die Route planen, die ihn sicher und schnell auf seinen Ziel-Gipfel bringt. Wann könnte der Wind stärker werden? Wo ist die Bodenbeschaffenheit ungünstig? Ohne Vorab-Analyse und wichtigen Informationen wird der Weg mit großer Wahrscheinlichkeit nicht nur langwieriger, sondern auch beschwerlicher und schlimmstenfalls sogar gefährlich.

Gleiches gilt für Verhandlungen:
Je mehr Informationen Sie vorab gesammelt haben, umso besser wird Ihnen eine systematische Vorbereitung gelingen. Zudem müssen sich nicht erst mühsam im Gespräch durch unzählige Punkte durchfragen. Vorteile:

• Sie können mögliche Abhängigkeiten viel leichter erkennen
• Sie verschaffen sich eine weitaus bessere und machtvollere Position
• Sie können die möglichen Motive der anderen Partei (die der Schlüssel zur gemeinsamen Einigung sein können) besser analysieren

Nutzen Sie das Internet:
Presseberichte oder auch Social Media Profile geben oftmals Aufschluss über mögliche Wettbewerber und weitere wichtige Kontakte, die im Zusammenhang mit dem Unternehmen, den Verhandelnden oder den Abhängigkeiten stehen. Hier gibt es zahlreiche Informationen auch im privaten Umfeld, die durchaus nützlich sein können.

(Bei dieser Gelegenheit sollten Sie auch Ihre Accounts überprüfen. Vielleicht geben Sie hier an der einen oder anderen Stelle etwas preis, dass für Sie in der Verhandlung zum Nachteil werden könnte…?)

2. Unkonkrete Ziele und Zielbereiche

Unklare Ziele haben besonders in Drucksituationen starke Auswirkungen auf das Endergebnis. Ihr Verhandlungspartner wird schnell erkennen, wenn Sie in dem einen oder anderen Punkt nicht sattelfest oder klar festgelegt sind, und wird versuchen dies für sich nutzen. Ein ungenau definiertes Ziel schadet also nicht nur einem souveränen Auftritt, sondern bringt die Gefahr mit sich, dass die Verhandlung in eine vollkommen andere Richtung gelenkt wird.

Idealerweise sollte es immer ein Maximal- und ein Minimalziel beinhalten: definieren Sie, was Sie mindestens erreichen wollen bzw. müssen und halten Sie es unbedingt schriftlich fest, damit Sie in den Verhandlungsrunden nicht von diesem Ziel abweichen und in entscheidenden Momenten teure Zugeständnisse machen!  Zudem empfiehlt es sich immer, mit hohen Forderungen in die Verhandlung einzusteigen, um die eigenen Ziele am Ende auch wirklich erreichen zu können. Diese sollten selbstbewusst, aber nicht unrealistisch wirken.

Wichtig:
Stellt sich heraus, dass das Minimalziel nicht erreichbar ist, beenden Sie die Verhandlung! Sie sollten auf keinen Fall im Nachhinein nach unten korrigieren, um überhaupt noch ein Geschäft realisieren zu können. Sie riskieren dann nur unnötige und teure Zugeständnisse.

Es kann passieren, dass selbst das Minimalziel nicht erreicht werden kann. Für diesen Fall sollten Sie immer einen Plan B (BATNA) parat haben: Klären Sie im Zuge der Vorbereitungen gut ab, was im Falle einer möglichen Nichteinigung eine gute Alternative darstellen könnte. Nichts ist stärker als eine gute BATNA, denn sie gibt Sicherheit und verleiht Ihnen Macht und Unabhängigkeit.

3. Strategielos Verhandlungen führen

Eine der größten Gefahren birgt ein planungsloses Verhandeln aus dem Bauch heraus. Es führt meist zu schlechten Ergebnissen und jeder Menge Durcheinander. In der klassischen Verhandlungsführung gibt es 5 zentrale Verhandlungstrategien, die Sie einsetzen können, um Ihre Verhandlungen zum erfolgreichen Abschluss zu bringen.

Wichtig:

• Legen Sie sich auf eine exakte und zielführende Strategie fest! Aber:
• reagieren Sie flexibel, falls der Konflikt sich zuspitzt oder sich die Sachlage um 180 Grad ändert: in solch einem Fall muss die Strategie dem Verhandlungsverlauf gegebenenfalls angepasst werden!

4. Verhandlungen führen ohne (Zeit)plan/Agenda

Der Einsatz einer Agenda wird leider oftmals unterschätzt und wohl deshalb viel zu selten genutzt. Dabei ist eine smart geschriebene und konfliktfreie Agenda (ohne jegliche vorherige Bewertung) eine so simple und gleichzeitig wirkungsvolle Art, um die Verhandlung in die richtigen Bahnen lenken zu können. Ganz unkompliziert können Sie auf diese Weise die Struktur des Gespräches, die Reihenfolge der Themen und die Zeit bestimmen und führen Ihren Verhandlungspartner geschickt durch den gesamten Gesprächsprozess.

Wichtig:

• Die Agenda sollte nur die wichtigsten Punkte beinhalten
• Verbinden Sie die einzelnen Themenblöcke/Punkte mit einem jeweiligen Zeitblock
• Senden Sie dem Gesprächspartner die Agenda in einer höflichen E-Mail einige Tage vor dem Gespräch zu
• Lassen Sie sich die Agenda zu Beginn des Gesprächs von Ihrem Gegenüber bestätigen und beginnen Sie dann Ihre Einleitung gemäß der Agenda

5. Zu wenig Forderungen parat haben

Viele neigen dazu, sich starr auf eine einzige Forderung zu fokussieren, z. B. 15% Preisnachlass. Wenn aber die andere Partei absolut nicht bereit ist, dieses Opfer zu bringen, kommt es an dieser Stelle meist direkt zu einem Festfahren der Verhandlung oder zu einem kompletten Scheitern.

Solche Situationen lassen sich vermeiden, indem man eine ausreichende Anzahl von Forderungen vorbereitet, welche man systematisch in die Verhandlung einbringt. Dies bringt Ihnen mehr Flexibilität im Finden einer gemeinsamen Lösung und ermöglicht Ihnen ein Agieren aus dem Driver seat.

Die Forderungen können Sie nach einem ganz einfachen Schema priorisieren:

• Forderungen die unbedingt für eine mögliche Einigung erfüllt werden müssen
• „Nice to have“- Forderungen  
• Forderungen, die reine Verhandlungsmasse sind und die Sie in den Verhandlungsrunden jederzeit wieder vom Tisch nehmen können

Führen Sie Verhandlungen mit einem klaren roten Faden, damit SIE die Regie in der Verhandlung führen!